المحاضره 4 بشكل سريع
- التخطيط : اول وظيفه من وظائف الادارة- من خلاله يتم وضع الاهداف- مجموعه من الانشطه الفكريه التي تهدف لتحقيق انتقال منظم من موقف حالي الى مستقبلي مستهدف- هو عمليه وضع الاهداف وتحديد الوسائل اللازمة للوصول اليه باحسن الاحوال- عند عداد الخطه بجب البحث عن توازن.
- فوائد التخطيط: - الشرعيه –تحسين ترزيز المنظمة ومرونتها- دليل لتصرف وتوجيه المنظمة نحو الافعال والتنفيذ-تحسين التنسيق-تحسين ادارة الوقت-تحسين عملية الرقابه.
- انواع الخطط: - 1- حسب مستوى الشموليه والتفصيل:-خطة استراتيجيه وتكتيكيه وتشغيليه- 2-حسب المدى الزمني: - بعيدة المدى اكثر من3سنوات –متوسطه المدى من سنه الى3سنوات –قصيرة المدى اقل من سنه 3- حسب الاستخدام: -الخطط القائمة(الساسيات الاجراءات القواعد) –الخطط احادية الاستخدام(البرامج والمشاريع) –الموازنة (الموازنة الثابته والمتحركة).
- جوانب مهمه في عملية تخطيط المشروع:
- الغاية الاساسيه من التخطيط (تاسيس مجموعه من التوجيهات المكتوبه بالتفصيل تمكن فريق عمل المشروع من: فهم ومعرفه مالذي يجب ان يتم عمله ومتى؟وماهي الموارد اللازمة؟ومتى نحتاج هذه الموارد) .
- التخطيط وسيله للوصول لاهداف المشروع المرتبطه بالوقت والتكلفه والمواصفات التي ترضي الزبون.
- التخطيط يتنبأ بالمخاطر التي قد تواجه المشروع .
- اعداد خطة المشروع: 5 خطوات: - عقد الاجتماع التاسيسي- اعداد الخطة الابتدائيه- اعداد الخطة المركبه- اعداد الخطة النهائيه- مراجعه الخطة النهائيه.
- عقد الاجتماع التاسيسي: -اجتماع تدعو اليه الادارة العليا في المنظمة الام من اجل وضع اسس التنسيق عملية الدخول للمشروع- وضع جدول اعمال له اهداف واضحه- تحديد المدى الفني للمشروع- تحديد الاسس التي توضح مسؤليات المشاركين في الاجتماع عن اداء المشروع-وضع موازنة مبدئيه- تشكيل فريق ادارة المخاطر.
- اعداد لخطه الابتدائيه: يعتمد على مفهوم تجزئة هيكل العمل ويتم من خلاله تحليل العمل هرميا من اعلى لاسفل كالتالي: -تجزئة البرامج لمجموعه من المشاريع-تجزئة المشروع لمجموعه مهام- تجزئة المهمه لمجموعه من حزم العمل-تجزئة حزم العمل لمجموعه من وحدات العمل- تجزئة وحده العمل لمجموعه انشطه.
- اعداد الخطه النهائيه: تسمى الخطه الرئيسيه او عقد الالتزام بالمشروع او دستور المشروع وتصبح نهائيه بعد اعتمادها من الادارة العليا.
- مراجعه الخطة النهائيه: يسمى التخطيط اللاحق وبعد انتهاء المراجعه لايجوز أي تعديل او تغيير عالخطه الا باستخدام مايسمى اوامر التغيير.
- عناصر خطه المشروع: -عرض عام- اهداف المشروع-المنهج العام- الاوجه التعاقديه- الجداول-الموارد-الافراد-طرق التقييم-المشاكل والصعوبات المحتمله.
- عرض عام: يكون على شكل ملخص قصير يتضمن: -غايات المشروع-علاقات الغايات باهداف المنظمة الام- وصفا للاسلوب الاداري والبناء التنظيمي –قائمة بالمحطات الرئيسيه لانجاز المشروع.
- اهداف المشروع: - شرح تفصيلي لغايات المشروع- شرح للفوائد المتحققه من المشروع من حيث الربحيه والمنافسه- شرح لاهداف اضافيه اخرى.
- المنهج العام: يصف عمليه تنفيذ المشروع: - الاداريه والفنيه.
- الاوجه التعاقديه:المشروع يعتمد على التعاقد الفرعي او مايسمى المقاول الباطن لانجاز بعض مراحل العمل او لتوفير بعض الموارد النادرة- ويتضمن ايضا الامور القانونيه تتعلق بالعقود واجراءات التنفيذ.
- الجداول: تتضمن: تحديد الجداول الزمنيه اللازمة لتنفيذ كافه الانشطه والفعاليات- علاقه الانشطه الحاليه بالسابقه واللاحقه-.
- الموارد: - تحديد كافه الموارد اللازمة لانجاز المشروع من بدايته لنهايته من حيث الكم والنوع والتكلفه -اعداد موازنة عامه تقديريه تتضمن المعطيات السابقه-تحديد التقلبات في الاسعار المتوقعه بسبب التضخم او الظروف البيئيه.
- الافراد: تتضمن: - الكفاءات والخبرات المطلوبه- احتياج المشروع لهذه الخبرات-عمليات التدريب اللازمة- المكافات المرصودة- الشؤون القانونيه بعقود العمل.
- طرق التقييم: معايير الاداء في المشروع تتعلق بكل اهداف المشروع- طرق جمع البيانات عن اداء المشروع- التغذية العكسيه بهدف اجراء التصحيح اللازم.
- المشاكل والصعوبات المحتمله: - التنبؤ ببعض المشاكل والمخاطر- وضع خطط احتماليه لها للتقليل من اخطارها.