الصفحه9

(53) من انواع التقارير في كتابة المراسلات الاداريه : المذكرات - والظروف التي يفضل فيها استخدام المذكرات،
هي:

ا/ الوضوح في اختيار الالفاظ وفهم مستوى القارئ
ب/ نقل البيانات كالاحصائيات وغيرها لحفظها ونقلها لعدد كبير من الافراد والاداريين وتسجيل الاتفاقيات التي يصل اليها الاداريون فيما بينهم
ج/ توضيح العلاقه بين الافكار العلميه والجديده
د/ كل ماذكر

(54) في كتابة التقرير في المراسلات الاداريه فان الكاتب يسأل نفسه الاسئلة التاليه :
ا/ لماذا اكتب ؟ ولمن اكتب/ وماذا اكتب؟
ب/ لمن اكتب ومتى اكتب واين اكتب؟
ج/ من وماذا ولماذا وكيف ومتى واين اكتب؟ :)
د/ لمن اكتب وماذا اكتب فقط

(55) في عملية التدقيق على التقرير في المراسلات الاداريه تسأل الاسئله التاليه:

أ/ كل الاسئله تبدأ ب هل: هل يسرد كل الوقائع؟ويدعم كل النتائج بالحقائق ؟
ب/ من كتب وماذا كتب ولماذا كتب؟
ج/ لاحاجة لشيء من الاسئله تقرأ التقرير وتصححه
د/ نسأل سؤالا واحدا:هل روجع ودقق التقرير؟

(56)من خصائص التقرير في المراسلات الاداريه : الوضوح ويعني ذلك القدره في اختيار الالفاظ وفهم مستوى القارئ الذي يوجه اليه التقرير والعوامل التي تسهم في ذلك:
أ/ استخدام الالفاظ السهله والبعد عن استخدام المصطلحات ، والترابط بين الالفاظ والفقرات
ب/ الترتيب المنطقي والزمني مع تأكيد الافكار المهمه .ووجود ملخص في بداية التقرير
ج/ تأكيد الافكار واستخدام الحروف الكبيره ووضع خطوط تحت العبارات واستخدام الالوان والخرائط
د/ جميع ماذكر

(57) يقوم امين السر بتدوين محضر الاجتماع ويركز فيه على الامور التاليه:

ا/ تحديد موعد انعقاد الاجتماع واليوم والتاريخ ورقم الاجتماع ونهايته وتوقيع رئيس الجلسه فقط
ب/ تحديد موعد انعقاد الاجتماع زمانا ومكانا وحضورا وغيابا وجدول الاعمال والمناقشات والقرارات والانتهاء والتوقيعات
ج/ هذا متروك لمهارة كاتب المحضر في الستماع والانصات الجيد والالمام بطبيعة الموضوعات
د/ كل ما ذكر

(58) تعرف الرساله الاداريه الملافقيه بانها :

ا/ وثيقه يبعث بها موظف في شركه الى ادارة اخرى لامور شخصيه يطلب فيها امرا
ب/ وثيقه متبادله بين الاجهزه المركزيه او بين مصالح اداريه تابعه لنفس الجهاز
ج/ وثيقه مثل الرساله الاداريه ذات الطابع الشخصي
د/وثيقه رسميه محرره باسم الموقع ان كانت شخصيه وبسم المؤسسه ان كانت اداريه

(59) من الشكليات والبيانات التي تحتاجها الرساله الاداريه المرفقيه : الدمغه ويقصد بها :

أ/ مجموعة الكلمات التي تبين اسم الدوله وتكون احيانا مصحوبه بشعار الدوله
ب/ الجهة الاداريه مصدرة الوثيقه
ج/ المرجع اي السند الاداري او القانوني للرساله
د/ الختم الرسمي الذي تختم به الرساله