لا يتم الاتصال في التنظيم بدون مشاكل أو معوقات . فقد تظهر بعض مصادر الشوشرة أو عدم انتظام تدفق الرسالة بالشكل المطلوب نتيجة لعوامل عديدة ومن أهم هذه العوامل التي تقلل من الولاء والإيمان بالرسالة بين العاملين بالمنشأة ما يلي:
• عدم انتباه مستقبل الرسالة إلى محتوياتها
• عدم وجود تفهم دقيق للمقصود من الرسالة سواء بواسطة المرسل إليه أو المصدر
• استخدام كلمات في الرسالة لها دلالات ومعان مختلفة لأشخاص مختلفين .
• ضغط الوقت لكل من المرسل أو المرسل إليه
• تأثير الحكم الشخصي لمستقبل الرسالة على نجاح عملية الاتصال .
وللتغلب على تأثير هذه الصعاب في عملية الاتصال يجب مراعاة الآتي:
1. تقديم المعلومات بشكل يتفق ورغبات الشخص ، فالشخص يقبل على المعلومات أو يعرض عنها ، طبقا لما إذا كانت تتفق مع احتياجاته أم لا ، وهذا يدعو الإدارة إلى تفهم تلك الحاجات والرغبات وتصميم وسائل الاتصال تبعا لها .
2. تقديم المعلومات في وحدات صغيرة
3. إتاحة الفرصة للشخص المرسل إليه المعلومات لأن يشرح وجهة نظره في المعلومات ورد الفعل نفسه-وذلك يهيئ لمرسل المعلومات الفرصة لكي يتأكد من أن المعني الذي يقصده هو بذاته المعنى الذي فهمه المرسل إليه .
والهدف كله هو إيصال أكبر كمية من المعلومات الدقيقة والصحيحة إلى العاملين دون تأخير أو تشويش الذي قد يدعو إلى انتشار الشائعات وقيام جهاز الاتصالات غير الرسمي بين العاملين بالمنظمة والذي قد يؤثر تأثيرا ضارا في الروح المعنوية والكفاءة الإنتاجية
الموضوع الثالث
ما هي العوامل التي تجعل الرسالة جذابة وتجعل قارئها لا يتوقف عن قراءتها حتي ينهيها كاملة
ما هي العوامل التي تجعل الرسالة جذابة وتجعل قارئها لا يتوقف عن قراءتها حتي ينهيها كاملة ?
أولا : تسهيل قراءة الرسالة:
1 - الموضوع:صياغته بشكل واضح ومشوق
2 - بداية الرسالة:واضحة ومباشرة
3 - وضع الاستنتاجات في البداية او النهاية حسب اهتمامات وموقف القارئ، مصداقية المرسل،
4 - نهاية الرسالة: يجب ان تكون ذات اثر قوي:
- تكرار النقاط الرئيسية
- ذكر النتائج المرغوبة
- اقتراح ما يجب فعله
- اقتراح الخطوات التالية
5 – العناوين: توضح العلاقة بين الافكار، المعنى والدلالة، توازي العناوين
6 – الوسائل الفنية
ثانياً: الاسلوب سهل القراءة
1. استخدام المسافات البيضاء
2. الجمل والفقرات القصيرة
3. التفاصيل غير الضرورية
4. كل جملة تتضمن فكرة واحدة
5. الحرص على ترابط الافكار
6. استخدام النبرة واللهجة غير الرسمية وغير الجافة
7. تنويع الكلمات
8. اللغة السليمة (احترام قواعد اللغة)
الموضوع الرابع
اكتب رسالة إدارية تتبع فيها تعليمات كتابة الرسائل الناجحة
التاريخ :26/04/2011
الفاضل/مدير الأدارة العامة للجمارك المحترم
جمرك مطار الملك فهد الدولي بالدمام
الموضوع: تصدير مؤقت
نود احاطتكم علما بأننا بصدد تصدير مؤقت لعدد 6 انابيب حقول النفط الى النرويج عبر منفذ
جمرك مطار الملك فهد الدولي بالدمام وذلك لغرض التصليح ثم اعادة استيرادها الينا مرة أخرى .
الوزن : 1104 كغم .
لذى نرجوا منكم التكرم بالسماح لنا بتصدير البضاعة مع اصدار شهادة مؤقتة
وهذا للعلم شاكرين لكم حسن تعاونكم معنا،،،،،،،،،
وتفضلوا بقبول فائق الأحترام والتقدير.
شركة ..................................
الموضوع الخامس
ما هي أنواع الرسائل التي يوظف فيه الأسلوب المباشر وما هي أنواع الرسائل التي يفضل فيها الأسلوب غير المباشر
يمكن استعمال الاسلوب المباشر في الحالات الأتية:
*اذا كانت الرسالة روتينية
*اذا كنت تعرف جيدا ان القارئ يحب الاسلوب المباشر
*اذا كانت الرسالة ملحة عاجلة
يمكن استعمال الاسلوب غير المباشر في الحالات الأتية:
*الحالات الصعبة المعقدة والحساسة
*واذا كان الطلب غير روتيني
*ومن المتوقع ان يرفضه القارئ أو يتردد في الاستجابة كما يرغب
*او أن الاستجابة تتطلب منه تضحية شخصية
الموضوع السادس
لماذا يفضل كتابة الرسائل الحيادية و الايجابية بالأسلوب المباشر؟ اذكر أمثلة عن عبارات الأسلوب المباشر
يفضل استخدام الاسلوب المباشر في الرسائل الايجابية كي تصل المعلومة بشكل مباشر الى المتلقي كون ان هناك اخبار سارة او ما إلى ذلك في انتظاره
او قد يكون الموظف او المتلقي ينتظر ردا على طلب سبق وان تقدم به مثلا.
امثلة على ذلك ،
** مبروك حصولكم على الترقية الجديدة والتي تستحقونها نظير ماقدمته من جهد ملموس طوال هذه الفترة
** يسعدنا بأن نعلمكم أنه قد تمت الموافقة على طلب نقلكم إلى المنطقة الشرقية وذلك حسب رغبتكم التي اشرتم بها في طلبكم آنفا
الموضوع السابع
لماذا يفضل كتابة الرسائل الحيادية و الايجابية بالأسلوب غير المباشر؟ اذكر أمثلة عن عبارات الأسلوب غير المباشر
يفضل استخدام الاسلوب الغير مباشر في الرسائل السلبية وذلك لتوقعنا رد فعل سيئة او انطباع سيئ او لوجود خبر غير سار بالنسبة للمتلقي
على سبيل المثال :
** نقدر لكم جهودكم وعملكم معنا خلال الفترة الماضية ولكن ولأسباب تتعلق بقلة الانتاج وضعف الطلب على معروضاتنا فقد تقرر وببالغ الاسف الاستغناء عن خدماتكم ونحن في غاية الاسف لذلك راجين ومتمنين لكم دوام التوفيق والنجاح في حياتكم المستقبلية.
** وصلنا خطابكم المتضمن في طلب نقلكم إلى فرع المنطقة الغربية ولكن لحاجتنا لكم في هذه الفترة وبسبب عدم وجود شاغر حاليا فيؤسفنا بأن نخبركم بأن طلبكم لايمكننا تلبيته حاليا .
الموضوع الثامن
اكتب رسالة إقناعية تعرض فيها منتوجا جديد على احد الزبائن
السيد/.....................
الموضوع: عرض منتج جديد خاص وحصري
رغبة منا وحرصنا على تزويدكم بكل ماهو جديد وحديث من اصدارات شركتنا وبما أنكم من كبار عملاءنا المميزين فإننا نعرض عليكم منتجنا الجديد والذي لم ينزل بعد إلى الاسواق التجارية رغبة منا في اطلاعه وعرضه عليكم قبل الجميع
ويسرنا ان نرفق لكم مع خطابنا هذا نموذجا منه مع وصف شامل وكامل لكيفية استخدامه ومحتوياته كاملة
ونعلمكم بأنه يوجد لكم خصم خاص جدا اذا قررتم اقتناء هذا المنتج ونال على رضاكم.
متمنين أن تحوز منتجاتنا واصداراتنا عظيم استحسانكم واعجابكم
وتقبلوا فائق التحية والتقدير
ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ
ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ
تكمن أهمية خطاب المقدمة بأنه فرصة طالب الوظيفة لتسويق نفسه وإبراز المهارات والصفات الشخصية التي يعتقد أن صاحب العمل يبحث عنها.
فهذه فرصة طالب العمل للتألق فلا يضيعها أو يستخف بها.
دع خطاب المقدمة يكون بمثابة خطاب توصية باهر لك يجعل صاحب العمل يتحمس لقراءة سيرتك الذاتية،
حيث أن العديد من السير الذاتية المرسلة بدون خطاب مقدمة لا تحوز إلى على نظرة عابرة من أصحاب العمل.
كما أن خطابات المقدمة المملة أو الطويلة أو التي تفتقر إلى حماس لا تؤدي غرضها.
وهو لايغني بالطبع عن بيان السيرة الذاتية ولكنه يزيدها قوة ويضفي عليها الجدية والرغبة الشديدة في الحصول على هذه الوظيفة
الموضوع العاشر
ما هو دور كل فقرة من الفقرات الرئيسية في بيان السيرة الذاتية
السيرة الذاتية ليست مجرد وثيقة تحتوى على تفاصيل أكاديمية أو عملية متعلقة بك فقط، بل هي جواز سفر للنجاح المستقبلي . وتعد كتابة السيرة الذاتية أهم خطوة على طريق الحصول على الوظيفة، وإذا نجحت في جذب انتباه صاحب العمل لسيرتك الذاتية فقد ضمنت أن تتأهل لمرحلة المقابلة الشخصية والتي تعد بحق الخطوة الأهم على طريق الحصول على الوظيفة الجديدة أول شيء يجب أن تتذكره أن عملية كتابة السيرة الذاتية لابد أن تؤخذ بجدية فهي ليست خطاب تكتبه لصديق بل هي وثيقة تكتبها لصاحب العمل المرتقب والذي يتوقع منك بدوره أن تأخذ الأمر بجدية كاملة وان تكتب بطريقة سهلة الفهم وتجذب انتباه كل من تقع عليها عينه ونحن إذ نأخذ في الاعتبار كل هذه العوامل سنحاول في الصفحات التالية تقديم بعض النصائح والإرشادات التي تساعدك على كتابة السيرة الذاتية السليمة .
القسم الاول
التفاصيل الشخصية وتشمل
- الاسم الكامل
- تاريخ ومحل الميلاد
- الجنسية
- العنوان البريدي مشتملا على الرمز البريدي إن وجد
- رقم السجل المدني
- رقم الهاتف
- عنوان البريد الإلكتروني
القسم الثاني
الخبرات العلمية وتشمل (بدء من الحديث إلى القديم)
- الدورات التدريبية التي حصلت عليها بالترتيب الآتي اسم الدورة والجهة المنفذة لها وتاريخ الحصول عليها .
- اللغات تكتب بالشكل التالي
اللغة درجة الإجادة وغالبا إما ممتاز أو جيد أو متوسط
- خبرات الحاسب الآلي يتم ذكر لغات البرمجة التي تجيدها ومستوى الإجادة أو البرامج التي تجيدها إذا لم يكن لديك خبرة بالبرمجة
- المؤهلات الدراسية وتكتب الأحدث أولا والفترة الزمنية من عام .. إلى عام .. اسم الجامعة أو الكلية وعدد سنوات الدراسة
القسم الثالث
- الخبرات العملية :
تكتب أيضا من الحديث إلى القديم بحيث تشمل
الفترة الزمنية من .. إلى… اسم الشركة أو المؤسسة التي كنت تعمل بها والمسمى الوظيفي الذي شغلته ثم الانتقال إلى الشركة السابقة وهكذا …< br> القسم الرابع
ويشمل المعلومات ذات الصلة بطبيعة العمل كان تذكر أن لديك رخصة قيادة سارية أو انك تمتلك سيارة ومستعد لاستخدامها في إغراض العمل أو أن لديك الاستعداد للسفر خارج الدولة إذا ما اقتضت ظروف العمل ذلك …. الخ
الموضوع الحادي عشر
قارن بين المذكرات الداخلية والرسائل الحيادية من حيث الموضوع والهدف وكيفية التنظيم
المذكره الداخليه : هي ورقه مطبوعه مخصص لها حقول معينه تحدد جهة صدورها وجهة الإستلام والتاريخ والموضوع والتوقيع وهي أصغرنوع من أنواع التقارير .
الإيجابيات :
a. تعرض المعلومات بأقل عدد من الصفحات .
b. سرعة الإستيعاب .
السلبيات :
a. الخشيه من عدم إستيفاء المعلومات .
b. التركيز على جانب واحد فقط وتجاهل الجوانب الاخرى (التقرير المالي يتجاهل النواحي التسويقيه .
أ- الرسالة الحيادية : هي الرسالة الوصفية التي تعرض الشيء كما هو في الواقع جون أن تقرنه برأي كاتبه أو مقدّمه ودون أن تضمنه أية مشاعر أو أحاسيس . مثل الأفلام الوثائقية.
تكتب بمنهجية الرسائل الايجابية (الأسلوب المباشر).
تبدأ الرسالة بالفكرة الرئيسية أوالغر ض أوالموضوع الأساسي، يلي ذلك توضيحات محددة ودقيقة حول الفكرة الرئيسية/ الغرض، واخيرا تختم الرسالة بصورة ايجابية ودية تناسب الموقف/ الحالة
تستخدم الرسائل الحيادية لكتابة التعليمات للعاملين مثلا:
أن تكون الجمل والعبارات واضحة جدا لجميع مستويات العاملين.
تجنب نبرات/ لهجات التهديد والوعيد والكبرياء
الموضوع الثاني عشر
لماذا يبدو الإصغاء أهم من الكلام رغم أن توصيل المعلومة لا يكون بالإصغاء؟
يعد حسن الاصغاء من أهم المكونات الأساسية في عملية التواصل . عندما نشترك في أحد الحوارات فانه من السهل جدا عدم الانتباه لما يقال فقد ننشغل بالعديد من الأفكار او بما يدور من حولنا أو ربما ننشغل بما سيتوجب علينا قوله بعد قليل يتكون التواصل و تبادل الأفكار من اربعة عناصر و هي الاصغاء الذي يشكل 40% و التحدث الذي يشكل 35% و القراءة التي تشكل 16% و الكتابة التي تشكل 9% و من هذا يمكننا أن نرى ان الاصغاء هو أحد المهارات الاساسية التي يتوجب علينا تعلمها . الاصغاء لمن نحب يعطيهم الشعور بالتقدير و الاحترام و عندما نقوم بعملية الاصغاء فاننا نعزز هذه المهارة لدى الآخرين و ذلك عبر تقديم خير مثال في حسن الاصغاء . يعتقد البعض بأنهم يصغون بصورة جيدة الا انهم في الواقع غير ذلك حيث أظهرت التجارب بأن الأنسان العاقل البالغ يقوم بالاصغاء لثلث الكلام الذي يقال فقط . جميعنا نقوم بعملية الاصغاء و لكن بطرق مختلفة و بأوقات مختلفة حيث يصغي البعض بصورة جيدة جدا أثناء العمل الا انه لا يقوم بذلك عندما يعود لمنزله مثلا . هناك ثلاث مستويات مختلفة في فن الاصغاء و كلا منها يتطلب مستوا معينا من الحس و التركيز و قد تندمج هذه المستويات مع بعضها البعض طبقا للموقف أو الشخص أثناء عملية المحادثة و أن الانتقال من المستوى الأول الى المستوى الثالث يعزز قدراتنا في الفهم لتحقيق تواصل فكري ناجح و فعال . تتطور قدرة الاصغاء لدينا منذ سن مبكر و بالتقدم في العمر فان أسلوب الأصغاء لدينا يتطور تدريجيا.
ولهذا فإنه يتضح جليا بأن المنصت والمصغي قد يكون بهذا يستطيع ايصال معلومة بشكل او بآخر للطرف المتكلم حتى وان لم يتحدث او ينقلها للطرف الاول وهنا تكمن الاهمية.
الموضوع الثالث عشر
من أهم وسائل لغة الجسم:-
• الاتصال النظري
إن استمرار نظرات العين بينك وبين المستقبل يدعم الثقة بينكما، وهنا ينبغي أن تراعي ما يلي:-
- أن يستمر الاتصال النظري بين 4، 5 ثوان.
- أن تكون عادلاً في توزيع نظراتك بين الحضور.
- أن توجه بعض الرسائل غير اللفظية من خلال نظراتك المعبرة.
• تعبيرات الوجه.
تجنب الوجه الجليدي عند التقديم ولا تفرط في نفس الوقت من التعبيرات المسرحية.
• المظهر.
ينبغي أن يتميز مظهرك بالاعتدال والنظافة والتناسق والجاذبية.
• إشارات اليد.
ينبغي أن تكون إشارات اليد مستخدمة عند الاتصال بالجسم بحيث تك��ن.
معبرة دون مغالاة.
تعلو الوسط جذب الانتباه.
استخدام اليدين لا توحي بقيم سلبية.
• الوقوف
إن انتقال المرسل على خشبة المسرح أو مكان الإلقاء مع إبقاء مساحة معقولة وتلقائية ونشاط وثقه تلائم مستوى الحضور والحدث، هو من أهم عناصر لغة الجسم ويبقى أن يحذر من:-
- وضع اليدين بالجيب.
- تشبيك الذراعين.
- الإفراط بالنظر لأسفل أو لأعلي.
Iv . التغذية المرتدة : إن كنت مرسل في عملية الاتصال فإنه لابد من إرسال تغذية للمستقبل ، وكذلك العكس في حالة إذا كنت المستقبل فلابد من فهم رسائل التغذية المرتدة التي تأتي من المرسل ، وهذه التغذية قد تكون إيجابية أو سلبية : -
• تغذية مرتدة إيجابية :
ابتسامة
سلم بحرارة .
جلوس معتدل .
النظر لمن يحادث
إيماءة تقدير .
تعبيراً ترد به
• تغذية مرتدة سلبية :
تكشيرة .
سلام باسترخاء .
جلوس متراخ .
النظر في مكان آخر .
قرع بالأصابع .
النظر إلى الساعة
الموضوع الرابع عشر والاخير
اذكر مجموعة من السلوكات غير المحبذة التي لاحظتها أو حدثت معك في واقع اتصالاتك الهاتفية
هناك العديد من السلوكيات الخاطئة في الاتصالات الهاتفية
اذكر منها على سبيل المثال:
وضع جهاز الهاتف المتنقل او الجوال على الوضع العام خلال اجتماع او لقاء رسمي
وضع نغمات موسيقية لاتليق وخصوصا اذا كان الشخص في مسجد او مصلى
ا لتحدث بصوت مرتفع وعالي امام مجموعة من الناس
ا لتحدث بكلمات نابية تخدش الذوق العام
2011- 5- 28
المواضيع المتشابهه
