المدخل الى المشتريات
يقصد بها :(عمليةٌالشراءالتي تعتبرمن المسؤولية المباشرة لإدارة المشتريات )
وفي الواقع فإن كافة الدوائر والأقسام بالمنظمة تشارك فعمليات الشراء بصورة فاعلة.
كما و تمتلك إدارة المشتريات المسؤولية الرئيسيةفي تحديد
المصادر المناسبة للتوريدٌ،وكذلك الأسعار التفاوضيةٌ بمساعدة الأقسام الأخرى.
اهداف المشتريات :
1- الحصول على السلع والخدمات ,بالكمية والجودة المطلوبة .
2- الحصول على السلع والخدمات بالأسعار المناسبة .
3- الحصول على افضل خدمة ممكنة التوريد من قبل المورد .
4- تطوير وإدامة العلاقات مع الموردين وبحث عن الموردين الذي يتمتعون بالقدرات المناسبة .
دورة المشتريات :
تحتوي دورة المشتريات على الخطوات التالية :((حفظ بالتـرتيب ))
1- استلام طلبات الشراء .
2- اختيار الموردين .
3- تحديد السعر المناسب .
4- إطلاق او إصدار امر الشراء
5- المتابعة لتحقق من تلبية مواعيد الاستلام .
6- استلام المواد وقبولها .
7- المصادقة على قوائم الشحن لغرض تسديد القيمة .
اختيار المورديــن :
من المسؤوليات الضرورية لإدارة المشتريات .
فالمفردات الروتينية او التي يجري طلبها لأول مره =) يحتفظ بكشوف الموردين المعتمدين لتأمينها .
وبالنسبة للمفردات التي لم يسبق وان طلبت سابقا =) يجري البحث عن موردين جدد لتأمينها .
تحديد المواصفات
الامور التي ينبغي دراستها بغية التحديد الدقيق للمواصفات :
1- متطلبات الكمية :
التي (تحدد وفقا لطلب السوق ) وهي العامل المؤثر في تصميم السلعة , وتحديد مواصفاتها .وطريقة تصنيعها بالتكلفة الاقل بغية تحقيق الاختيار الافضل ,والميزة التنافسية من خلال اقتصاديات الحجم .
2- متطلبات السعر :
حيث أن القيمة الاقتصادية التي يصنعها المشتري على المفردة يجب ان تتناسب مع القيمة الاستخدامية لها .
3- المتطلبات الوظيفية :
تتعلق (بالاستخدام النهائي للمفردة ) وكذلك الأداء بالأداء المتوقع من المفردة تمثل الاهمية الأكبر من بين الفئات الثلاث , كما وان المواصفات الوظيفية هي الاكثر صعوبة في تحديدها , ولضمان النجاح في ذلك لابد وان تحقق المواصفات الوظيفية الرضا الكامل في الحاجات الحقيقية او الهدف من المفردة .
توجد اربع مراحل للوصول الى المواصفات المستخدم وهي :
((حفظ بالترتيب ))
1- تخطيط الجودة والمنتج (من قبل الادارة العليا بالاستناد الى متطلبات السوق ).
2- تصميم الجودة (على ضوء الدراسات السوقية بغية تحقيق النجاح ).
3- الجودة والتصنيع .
4- الجودة والاستخدام .
طرق توصيف المواصفات الوظيفية
التوصيف بواسطة العلامة التجارية
يلجأ المشتري الى هذه الطريقة في الحالات التالية :
1- كون المفردة تشمل على براءة اختراع ,او ان العملية تمتاز بالسرية .
2- كون المورد يمتاز بخبرة لا يمتلكها المشتري .
3- كون الكميات المشتراة صغيرة .
4- امتلاك المورد افضلية ابداعية لقسم معين من الزبائن او المشترين .
مصادر المواصفة :
1- مواصفات المشتري (وعادة ما تكون غالية التكلفة وباهظة الثمن )
2- المواصفات المعيارية (تمثل نتائج الدراسات والجهود المكثفة التي تبذلها عادة الحكومات ومراكز البحث والتطوير والمعايير الحكومية) .
3- الرسومات الهندسية (التي تأتي بهدف الوصول الى الشكل الدقيق والمضبوط للأجزاء والوحدات التجمعية مع مراعاة نسبة التفاوت المسموحة) .
4- الطرق الأخرى مثل ( التوصيف بالعينات وغيرها )
اختيار المورديـن
مصدر التوريد :
1- المصدر القاعدة( مصدر واحد فقط والذي يمكن ان يكون احتكاريا بسبب الاختراع او الموقع ).
2- المصدر المتعدد( استخدام أكثر من مورد واحد لتوريد المفردة بحكم المنافسة بين مصادر التوريد ).
3- المصدر المنفرد /الواحد (أي عقد شراكة طويلة الأمد ما بين المشتري والمورد وهذا ما يدعو إليه نظام إدارة الجودة الشاملة )
[ الجزء العملي في المرفقات ]
..جنــــــون إحســـــاس ..